Remplir chaque minute
Le débutant a peur du vide. Il prévoit sept outils pour une demi-journée, enchaîne sans respirer, et finit en retard. Le groupe a beaucoup bougé et peu produit.
La correction : un outil par grande séquence, et vingt minutes de marge par demi-journée. Si vous finissez en avance, personne ne s'en plaindra jamais. Voir le déroulé qui déborde.
Donner son avis sur le fond
Un participant propose une idée. Le facilitateur débutant répond « excellente idée ! ». Il vient de hiérarchiser. La personne suivante proposera moins, ou cherchera la même approbation.
La correction : accueillir sans qualifier. « Merci, je la note. Qui voit les choses autrement ? » Le « merci » est neutre. « Excellente » ne l'est pas. Voir la neutralité du facilitateur.
Combler le silence
Vous posez une question. Trois secondes de silence. Vous reformulez, vous donnez un exemple, puis vous répondez vous-même. Le groupe a compris : il suffit d'attendre, le facilitateur fera le travail.
La correction : compter jusqu'à dix dans votre tête après une question. C'est long. C'est le temps qu'il faut à quelqu'un pour oser. Si rien ne vient, donnez une minute d'écriture individuelle, puis reposez la question.
Donner la consigne en marchant
La consigne est dite une fois, pendant que les gens se lèvent pour former les groupes. À chaque table, quelqu'un demande « on fait quoi ? ». Les cinq premières minutes sont perdues.
La correction : tout le monde assis, silence, consigne dite, consigne affichée, question de vérification. Ensuite seulement, on bouge.
Lâcher le cadre à la première résistance
Le directeur lance : « On n'a pas le temps pour ce petit jeu, passons au sujet. » Le débutant cède. Le reste du groupe vient de comprendre qui tient vraiment la réunion.
La correction : expliquer le pourquoi en une phrase, puis proposer un choix. « Cette étape sert à ce que chacun ait parlé avant qu'on débatte. Si on la saute, on entendra les trois mêmes voix que d'habitude. Je vous propose de la garder, en dix minutes au lieu de vingt. »
Bâcler la fin
Il reste cinq minutes. On liste les actions en vitesse, sans nom, sans date. Tout le monde part. Personne ne sait qui fait quoi.
La correction : protéger le dernier quart d'heure comme le premier. Qui, quoi, pour quand, écrit devant tout le monde. Puis un tour de clôture, pour que chacun parte avec quelque chose de dit.
Les erreurs en un coup d'œil
| Erreur | Ce que vous voyez | Ce que vous faites à la place |
|---|---|---|
| Trop d'outils | Retard, fatigue, peu de production | Un outil par séquence, vingt minutes de marge |
| Avis sur le fond | Les propositions se raréfient | « Merci, je note. Qui voit autrement ? » |
| Silence comblé | Vous parlez plus que le groupe | Compter jusqu'à dix, puis écriture individuelle |
| Consigne en marchant | « On fait quoi ? » à chaque table | Dite, affichée, vérifiée, puis on bouge |
| Cadre lâché | Le plus gradé mène la réunion | Expliquer le pourquoi, proposer un choix |
| Fin bâclée | Actions sans nom ni date | Dernier quart d'heure protégé |
| Pas de cadrage | Le vrai sujet découvert en séance | Une heure avec le commanditaire, au minimum |