Ce qui se passe vraiment
La salle gagne toujours. Elle a les regards, les apartés, le paperboard, le café. Les distants ont un son lointain, une image grand angle de dos et un chat que personne ne lit.
Le son est le premier problème, avant tout le reste. Un micro de portable au milieu d'une table de douze capte le bruit des tasses et perd la moitié des voix.
Le mur est le deuxième. Tout ce qui se colle sur un paperboard est invisible à distance. Les distants ne peuvent ni lire, ni ajouter, ni déplacer.
Le troisième est l'animateur lui-même. Il voit la salle, il répond à la salle, et il oublie les petits carrés sur l'écran. Pas par négligence. Par gravité.
Sur le moment, que faire
Donnez la parole aux distants en premier, systématiquement. « Avant d'entendre la salle, je commence par ceux qui sont à distance. » Cette seule règle rééquilibre beaucoup.
Posez trois consignes dès l'ouverture :
- « En salle, dites votre prénom avant de parler. À distance, on ne voit pas qui parle. »
- « Pas d'aparté en salle. Ce qui se dit à deux ici n'existe pas pour ceux qui sont à distance. »
- « À distance, si vous ne nous entendez pas, écrivez juste “son” dans le chat. Je m'arrête tout de suite. »
Ayez un seul mur, numérique, projeté en salle. Tout le monde écrit dessus, y compris en salle depuis son téléphone ou son ordinateur. Pas de paperboard parallèle. Voir les outils numériques adaptés.
Pour les sous-groupes, choisissez des groupes homogènes : les distants ensemble dans une salle virtuelle, la salle en tables. Les groupes mélangés, avec un ordinateur posé sur une table, sont les pires moments de l'hybride.
Désignez un binôme de salle pour chaque distant. Il vérifie qu'il suit, relaie ses mains levées, lui montre un objet si besoin.
Avant la session, comment l'éviter
Posez la question au commanditaire : faut-il vraiment de l'hybride ? Si plus d'un tiers du groupe est à distance, envisagez que tout le monde soit à distance, chacun devant son ordinateur. Même les personnes présentes dans les locaux. Une réunion tout à distance est plus juste qu'une hybride bancale. Voir la facilitation à distance.
Si l'hybride est retenu, prévoyez un co-animateur dédié aux distants. Un seul animateur ne tient pas les deux mondes.
Testez le son depuis l'extérieur de la salle, avec un ordinateur branché comme le seront les distants. Arrivez quarante-cinq minutes avant. Un micro de conférence dédié et une caméra qui montre la salle entière, pas un portable posé sur la table.
Et concevez le déroulé pour l'hybride : séquences plus courtes, plus d'écrit individuel, moins de plénière longue.
Après la session
Demandez un retour séparé aux distants : « Sur une échelle de un à cinq, à quel point vous êtes-vous sentis dans la même réunion que la salle ? » Leur note est souvent bien plus basse que ce que l'animateur imagine. C'est l'indicateur à suivre d'une session à l'autre.
Ce qu'il ne faut surtout pas faire
- Improviser l'hybride le matin même avec l'ordinateur de l'animateur.
- Garder un paperboard en salle que les distants ne voient pas.
- Dire « on vous entend mal, on continue » et avancer quand même.
- Faire les pauses et la clôture pour la salle seulement.