Ce que vous vivez
On vous annonce un séminaire avec toute l'entreprise, ou tous les managers, ou un forum régional. Soixante, cent, deux cents personnes, une journée, et l'envie que « tout le monde participe ». Votre expérience vient de groupes de dix. Vous ne voyez pas comment faire parler soixante personnes sans que ça devienne une conférence.
La tentation est de faire une grande plénière avec des questions de la salle. C'est exactement ce qu'il ne faut pas faire.
Ce qui se passe vraiment
Un grand groupe ne se facilite pas comme un petit groupe en plus grand. En plénière, soixante personnes, c'est trois qui parlent et cinquante-sept qui écoutent. Pour que tout le monde travaille, il faut que la salle se découpe en petites unités qui travaillent en même temps, et que ce qu'elles produisent circule. C'est une question d'architecture, pas d'animation.
Et la logistique devient la moitié du travail : la salle, les tables, le son, le temps de déplacement, la récolte.
Ce qu'on fait, concrètement
Pas tous en même temps. Commencez par celui qui vous paraît le plus simple.
Travailler par tables. Des tables de cinq à huit, qui travaillent en même temps. La plénière sert à ouvrir, à relier et à clore, jamais plus de vingt minutes d'affilée.
Choisir des formats faits pour ça. Le World Café, le forum ouvert, le 1-2-4-Tous, le bocal. Tous tiennent à cent comme à vingt.
Préparer des hôtes de table. Un participant par table, briefé avant, qui tient le temps et la consigne. Le facilitateur ne peut pas être à dix tables.
Soigner les consignes. Écrites, projetées, répétées. À soixante, une consigne orale mal comprise, c'est dix tables qui font autre chose.
Prévoir la récolte. Comment ce que produisent dix tables sera rassemblé, lu, trié. Un mur, un facilitateur graphique, un outil numérique. Sinon, la matière se perd.
Prévenir, la prochaine fois
Au-delà de trente personnes, un facilitateur seul ne suffit plus : il faut un binôme, ou un facilitateur et un producteur qui gère la logistique et le temps. Et la salle se choisit pour le format, pas l'inverse : une salle en théâtre avec des chaises fixées au sol interdit presque tout travail en tables.
Quand se faire aider
Les grands groupes sont un exercice à part, où l'expérience compte beaucoup. Le cabinet Insuffle conçoit et facilite des séminaires de cette taille, partout en France ; et la formation d'Insuffle Académie travaille les formats de grand groupe.
Vos questions
Ce qu'on nous demande sur ce sujet, et ce qu'on répond.
Comment faciliter un atelier avec un grand groupe ?
En découpant la salle en tables de cinq à huit qui travaillent en même temps, avec des formats faits pour ça, World Café, forum ouvert, 1-2-4-Tous, bocal, des hôtes de table briefés, des consignes écrites, et une récolte prévue.
Combien de facilitateurs pour un grand groupe ?
Au-delà de trente personnes, un seul ne suffit plus : il faut un binôme, ou un facilitateur et un producteur pour la logistique et le temps, plus des hôtes de table parmi les participants.