Ce qui se passe vraiment
Presque toujours, personne n'a dit qui décide, ni comment. Le groupe cherche un consensus que personne n'a demandé, ou attend que le chef tranche alors que le chef attend que le groupe se mette d'accord.
La peur de se tromper pèse aussi. Une décision prise, c'est une décision dont on pourra vous demander compte. Tant qu'on discute, on ne risque rien.
Parfois, il manque vraiment une information. Mais souvent, « il nous manque des éléments » sert à repousser sans le dire.
Et les options sont mal posées. On ne peut pas trancher entre « améliorer l'accueil » et « revoir le process ». On peut trancher entre deux propositions précises.
Ce n'est pas le même problème que les réunions sans décision en général. Ici, la décision est à portée de main, dans la salle, et elle ne tombe pas.
Sur le moment, que faire
Nommez la boucle : « On tourne autour depuis vingt minutes. Les arguments reviennent. Je propose qu'on regarde ce qui nous empêche de trancher. »
Puis posez les deux questions qu'on a oubliées : « Qui décide, ici ? Et comment ? » Si personne ne sait, proposez un mode de décision et faites-le valider.
- Par consentement : « Est-ce que quelqu'un a une objection grave qui empêche d'essayer cette option pendant trois mois ? » On ne cherche plus l'option parfaite, on cherche une option acceptable. C'est le ressort de la décision par consentement, issue de la sociocratie.
- Par le décideur : « Vous avez entendu le groupe. Vous tranchez maintenant, ou vous nous dites quand ? »
- Par un test rapide : « Sur vos doigts, de un à cinq, à quel point vous pouvez vivre avec cette option ? » Les trois et plus suffisent souvent.
Testez la réversibilité : « Si on se trompe, est-ce qu'on peut revenir en arrière dans trois mois ? » Si oui, décidez maintenant et fixez une date de revue. Une décision réversible n'a pas besoin d'être parfaite.
Pour le « il manque des éléments » : « Qu'est-ce qu'il vous faudrait savoir, précisément, pour trancher ? Et on l'aura quand ? » Si la réponse est floue, décidez maintenant avec ce que vous avez.
Avant la session, comment l'éviter
Au cadrage, pour chaque décision attendue, faites dire au commanditaire qui décide et comment. Écrivez-le dans le déroulé.
Annoncez-le en ouverture : « Sur le choix du prestataire, c'est Claire qui décide, après avoir entendu le groupe. Sur l'organisation des permanences, on décide par consentement. » Le groupe sait à quoi sert sa discussion.
Préparez des options rédigées : deux ou trois propositions précises, avec leurs conséquences, plutôt qu'une question ouverte.
Après la session
Écrivez la décision en une phrase, avec qui fait quoi et pour quand. Lisez-la à voix haute avant la fin de la séance et faites-la valider. Une décision qui n'a pas été relue en salle sera réinterprétée dans les couloirs.
Fixez la date de revue si elle est réversible. Et communiquez-la vite aux personnes concernées.
Ce qu'il ne faut surtout pas faire
- Trancher à la place du groupe. Vous sortez de votre rôle, et personne ne portera la décision.
- Lancer un vote à main levée par défaut, sans l'avoir annoncé.
- Conclure par « on se revoit la semaine prochaine pour décider ».
- Confondre consensus et unanimité.