Ce que vous vivez
On en sort avec « on en reparle la semaine prochaine ». Le sujet revient, on le rediscute, on découvre que chacun avait compris autre chose de la dernière fois. Les gens arrivent en réunion avec leur ordinateur ouvert, parce qu'ils savent qu'il ne se passera rien.
Et ceux qui dirigent ces réunions sont souvent les premiers à le déplorer, sans savoir par où reprendre.
Ce qui se passe vraiment
Une réunion qui ne décide pas n'a presque jamais un problème d'animation. Elle a un problème de conception : on ne sait pas ce qu'elle doit produire, on ne sait pas qui décide, et on mélange dans la même heure l'information, la discussion et la décision. Dans ces conditions, le plus confortable pour tout le monde est de reporter.
Il y a aussi un non-dit fréquent : la décision appartient à quelqu'un qui ne veut pas la prendre seul, et qui espère que la réunion la prendra pour lui. Elle ne le fera pas.
Ce qu'on fait, concrètement
Pas tous en même temps. Commencez par celui qui vous paraît le plus simple.
Écrire le résultat attendu. Pas « point sur le projet », mais « décider si on lance la phase 2 ». Si on ne peut pas l'écrire, la réunion n'a pas lieu d'être.
Annoncer le mode de décision. Qui décide, et comment. Au début, pas à la fin. Voir les cinq modes.
Séparer les trois temps. L'information se donne avant, par écrit. La réunion sert à discuter et à décider, dans cet ordre.
Diverger puis converger. Faire exprimer les options, puis trier avec des critères. Le consentement décide vite quand on peut réviser.
Terminer par un engagement. Ce qui est décidé, qui fait quoi, pour quand. Écrit, lu à voix haute, envoyé le jour même.
Prévenir, la prochaine fois
La plupart des réunions sans décision n'auraient pas dû être des réunions. Un sujet d'information se traite par écrit. Un sujet de discussion sans enjeu de décision peut attendre. Réserver la réunion à ce qui doit être décidé ensemble change la semaine d'une équipe.
Quand se faire aider
Quand le problème n'est pas une réunion mais un comité de direction entier qui tourne en rond, le sujet dépasse l'animation. Un séminaire facilité par quelqu'un d'extérieur, qui n'a pas d'enjeu dans la salle, remet un comité en position de décider.
Vos questions
Ce qu'on nous demande sur ce sujet, et ce qu'on répond.
Pourquoi nos réunions ne décident-elles rien ?
Presque toujours pour des raisons de conception : on ne sait pas ce que la réunion doit produire, on ne sait pas qui décide, et on mélange information, discussion et décision dans la même heure. Reporter devient la solution la plus confortable.
Comment faire pour qu'une réunion se termine par une décision ?
Écrire le résultat attendu avant, annoncer le mode de décision au début, donner l'information par écrit, discuter puis trier avec des critères, et terminer par un engagement nommé et daté.