À quoi ça sert
À sortir de la réunion où le chef déroule ses points pendant que les autres attendent le leur. Dans un lean coffee, le groupe fixe lui-même les priorités. Si trois personnes sur huit veulent parler du planning d'été, on parle du planning d'été.
À tenir le temps sans tyrannie. Chaque sujet a un créneau court. À la fin, un vote du pouce décide : on continue ou on passe. Les discussions qui tournent en rond meurent d'elles-mêmes, sans que le facilitateur ait à couper quelqu'un.
D'où ça vient
Le format est né à Seattle, dans un groupe de praticiens du lean, à l'initiative de Jim Benson et Jeremy Lightsmith. Le nom dit l'esprit : un café, et le minimum de structure pour que la conversation soit utile.
Quand l'utiliser, et quand s'en passer
- Pour une réunion d'équipe récurrente qui s'est vidée de son sens.
- Pour une communauté de pratique : managers, facilitateurs internes, référents métier.
- En fin de séminaire, pour traiter les questions restées en suspens.
- Comme alternative légère au forum ouvert, avec un groupe de cinq à douze.
À éviter quand une décision précise doit être prise ce jour-là : le vote peut reléguer le sujet obligatoire en dernier. Et au-delà d'une douzaine de personnes, faites plusieurs tables en parallèle, sinon la moitié du groupe regarde l'autre parler.
Les règles qui font tout
Un tableau en trois colonnes : « À discuter », « En cours », « Discuté ». Chaque sujet est un post-it. Il avance de colonne en colonne sous les yeux de tous. C'est ce déplacement visible qui donne au groupe le sentiment d'avancer.
- Pour les sujets : « Écrivez un sujet par post-it, sous forme de question si possible. Vous aurez vingt secondes pour le présenter. »
- Pour le vote : « Deux gommettes chacun. Vous pouvez les mettre sur le même sujet. »
- À la fin d'un créneau : « Pouce en haut, on continue quatre minutes. Pouce à l'horizontale, ça m'est égal. Pouce en bas, on passe. La majorité l'emporte. »
Demandez à celui qui a proposé le sujet de dire, en fin de créneau, ce qu'il en retient. Une phrase. Elle va sur le post-it de la colonne « Discuté ».
Variantes et combinaisons
En ligne, un tableau blanc partagé et un minuteur visible font l'affaire. Créneaux de cinq minutes plutôt que huit : l'attention tient moins longtemps.
Pour une équipe, gardez les sujets non traités d'une semaine à l'autre : ils repartent dans la colonne « À discuter » et rejoueront le vote. C'est plus honnête qu'un parking où ils s'entassent. Terminez par un ROTI de deux minutes pour savoir si le format tient ses promesses.