Le forum ouvert, ou Open Space, est un format où le groupe fixe lui-même son ordre du jour. Il n'y a pas de programme au départ, seulement une question, un mur vide et des créneaux. Ceux qui ont un sujet le proposent, les autres vont où ils ont envie d'aller.
D'où ça vient
Il a été formalisé par Harrison Owen dans les années 1980, qui avait remarqué, comme d'autres, que l'essentiel d'un colloque se passe dans les couloirs. Il en a tiré un format qui ne garde que les couloirs. On le décrit souvent par ses quatre principes et sa loi, qui tiennent sur une affiche.
Quand l'utiliser
Quand un sujet est complexe, qu'il concerne beaucoup de monde, et que personne ne sait à l'avance ce qui est important. Quand on a besoin que les gens s'approprient une question plutôt qu'on la leur impose. De vingt à plusieurs centaines de personnes, sur une demi-journée à deux jours. C'est un format de responsabilité : il ne marche que si chacun peut vraiment choisir.
Quand ne pas l'utiliser
Quand la direction a déjà décidé et cherche un habillage participatif : le groupe le sentira en dix minutes. Quand le sujet n'intéresse personne. Et quand il faut une décision collective à la fin de la journée : le forum ouvert produit des engagements par sujet, pas un arbitrage d'ensemble.
Le déroulé
Les durées sont indicatives. C'est le groupe qui décide du rythme, pas le chronomètre.
Poser la question. Une seule, large, qui concerne tout le monde. « Quels sont les enjeux et les opportunités pour notre service dans les deux ans qui viennent ? » La question est dans l'invitation, avant le jour J.
Ouvrir le cercle. Tout le monde en cercle, sans table. Le facilitateur présente la question, les principes, la loi des deux pieds, et la place du marché. Pas plus de quinze minutes.
La place du marché. Qui a un sujet qui lui tient à cœur l'écrit sur une feuille, l'annonce au centre et l'affiche sur un créneau et un lieu. Celui qui propose s'engage à animer et à faire le compte rendu.
Les sessions. Chacun va où il veut. La loi des deux pieds : si vous n'apprenez rien et ne contribuez à rien, allez ailleurs. Les bourdons butinent de groupe en groupe, les papillons restent à l'écart : les deux sont utiles.
Les comptes rendus. Chaque session produit une page, affichée au fur et à mesure dans un espace commun. C'est la mémoire du forum.
La clôture. Retour en cercle. Chacun peut dire ce qu'il emporte. Si le format le prévoit, un temps de convergence fait choisir les sujets à poursuivre, avec des volontaires.
Les pièges
Le faux forum ouvert. Un ordre du jour caché, des sujets « suggérés » par la direction, des participants désignés pour animer. Le groupe s'en rend compte et le format perd tout son sens.
L'absence de suite. Des dizaines de comptes rendus, de l'énergie, et rien trois semaines après. Prévoyez avant le jour J ce que deviennent les sujets retenus, et qui les porte.
Le facilitateur trop présent. Dans un forum ouvert, le facilitateur tient l'espace et le temps, puis disparaît. S'il anime les sessions, il reprend ce qu'il venait de donner.
Variantes
Le forum ouvert d'une demi-journée, avec deux créneaux, convient à un séminaire d'équipe. La version de deux jours, avec une convergence le second jour, permet de passer des sujets aux engagements. Et les « unconferences » du monde du numérique en sont une adaptation directe.
Vos questions
Ce qu'on nous demande sur ce sujet, et ce qu'on répond.
Qu'est-ce qu'un forum ouvert ?
Un format dans lequel le groupe construit lui-même son ordre du jour : ceux qui ont un sujet le proposent et l'animent, chacun va dans la session de son choix. Il repose sur quatre principes et la loi des deux pieds.
Qu'est-ce que la loi des deux pieds ?
Si vous n'apprenez rien et ne contribuez à rien là où vous êtes, allez ailleurs. Elle rend chacun responsable de son propre engagement et évite les sessions subies.
Quelle différence avec un World Café ?
Dans un World Café, le facilitateur fixe la question et les tables tournent. Dans un forum ouvert, le groupe fixe les sujets et chacun choisit où aller. Le second donne plus de pouvoir au groupe.