Le World Café fait circuler les idées d'un grand groupe entre de petites tables, en plusieurs rondes. Chacun parle à quatre ou cinq personnes à la fois, mais les idées, elles, parcourent toute la salle. C'est l'outil le plus connu de l'intelligence collective, et l'un des plus souvent mal utilisés.
D'où ça vient
Il a été formalisé au milieu des années 1990 par Juanita Brown et David Isaacs, à partir d'une observation simple : les meilleures conversations d'un colloque ont lieu à la pause café, pas en plénière. L'idée est de recréer délibérément ces conversations, avec une question qui les oriente.
Quand l'utiliser
Pour explorer une question ouverte avec un groupe trop grand pour une seule discussion, de vingt à plusieurs centaines de personnes. Pour faire émerger des idées qu'aucun sous-groupe n'aurait eues seul. Pour que chacun parle réellement, y compris ceux qui ne prennent jamais la parole en plénière. C'est un outil de divergence : il ouvre, il ne tranche pas.
Quand ne pas l'utiliser
Quand il faut décider. Un World Café produit une matière riche et des pistes, pas une décision ; si la session doit aboutir à un choix, il faut une phase de convergence derrière, avec un autre outil. Et quand la question est fermée ou technique : sur « faut-il changer de logiciel », les tables tourneront en rond.
Le déroulé
Les durées sont indicatives. C'est le groupe qui décide du rythme, pas le chronomètre.
Préparer la question. Une question ouverte, qui compte vraiment pour le groupe, et à laquelle personne n'a la réponse. C'est la moitié du travail. « Qu'est-ce qui rendrait notre accueil client inoubliable ? » marche ; « Comment améliorer l'accueil ? » produit des banalités.
Installer la salle. Des tables de quatre ou cinq, une nappe en papier ou une grande feuille, des feutres. Une ambiance de café, pas de salle de réunion : c'est ce qui autorise la conversation.
Première ronde, 20 à 30 minutes. Chaque table échange sur la question et écrit, dessine, relie sur la nappe. Le facilitateur ne passe pas de table en table pour animer : il laisse faire.
Les voyages. À la fin de la ronde, une personne reste à la table comme hôte. Les autres partent vers des tables différentes, pas ensemble. L'hôte résume en deux minutes ce qui s'est dit, les voyageurs apportent ce qu'ils ont entendu ailleurs.
Deuxième et troisième rondes. Même question, ou une question qui approfondit la première. Les idées se croisent, se renforcent, se contredisent. Trois rondes suffisent presque toujours.
La récolte. En plénière, chaque table ou chacun dit ce qui l'a frappé, ce qui revient partout, ce qui manque. Le facilitateur rend visible ce qui émerge, sans le trier encore.
Les pièges
La mauvaise question. C'est l'erreur la plus fréquente, et elle condamne tout le reste. Une question fermée, trop large, ou dont la direction connaît déjà la réponse produit des conversations polies et vides. Testez-la avant sur deux ou trois personnes.
Les voyageurs qui partent en groupe. Si les membres d'une table se déplacent ensemble, les idées ne circulent pas. Il faut le dire clairement, et parfois organiser le brassage.
La récolte oubliée. Un World Café sans récolte, c'est une heure et demie de conversations agréables dont il ne reste que des nappes. Prévoyez le temps, et prévoyez ce que deviendra la matière produite.
Variantes
La version courte, deux rondes de quinze minutes, fonctionne pour ouvrir un séminaire. La version à questions différentes par table permet d'explorer plusieurs facettes d'un sujet, au prix d'une récolte plus complexe. Et le World Café en ligne, en sous-salles, marche si les rondes sont plus courtes et si l'hôte a un tableau partagé.
Vos questions
Ce qu'on nous demande sur ce sujet, et ce qu'on répond.
Qu'est-ce qu'un World Café ?
Un format de conversation en petites tables et en plusieurs rondes, où les participants changent de table entre chaque ronde tandis qu'un hôte reste. Les idées circulent ainsi dans toute la salle. Il sert à explorer une question ouverte avec un grand groupe.
Combien de temps dure un World Café ?
Une heure et demie à deux heures pour trois rondes de vingt à trente minutes et une récolte en plénière. Une version courte de deux rondes de quinze minutes peut ouvrir un séminaire.
Un World Café permet-il de décider ?
Non. C'est un outil de divergence : il produit une matière riche, pas un choix. Si la session doit aboutir à une décision, il faut une phase de convergence derrière, avec un autre outil.